Опитните секретари знаят, че бизнес кореспонденцията се състои от две трети запитвания и отговори на тях. Основната цел на писмен въпрос е да се получи каквато и да е информация от адресата. Авторът на писмото очаква да получи възможно най-пълния отговор, който ще му бъде предоставен в срока, предвиден от закона или посочен в искането. Няма строги правила за обработка на писмени въпроси. Има обаче няколко общи изисквания за бизнес кореспонденция, които трябва да се спазват при изготвянето им.
Необходимо
- - фирмена форма;
- - хартия А4;
- - химилка;
- - компютър;
- - Принтер.
Инструкции
Етап 1
Отпечатайте въпросно писмо на бланката на организацията, ако кандидатствате от името на екип и по официална причина пред друга организация или пред физическо лице. Гражданин, изпращащ искане до която и да е институция, трябва да го напише четливо или да го отпечата на лист А4.
Стъпка 2
Посочете в горния десен ъгъл на писмото информация за адресата: пълно име на длъжността му, фамилия и инициали, пощенски адрес на организацията (ако е необходимо). Информация за изпращащата компания е в лявата част на формуляра. В специален ред служителят трябва да посочи номера и датата на изходящия документ. Ако кандидатствате от свое име, посочете по-долу собствените си данни: фамилия, собствено име, бащино име (без съкращение), домашен адрес, телефонен номер за връзка. Например: "На директора на LLC" Рано утро "В. В. Петров Семенов Василий Василиевич, пребиваващ на адрес: Нск, ул. Первая, 15, ап. 15, телефон 00-00-00 ".
Стъпка 3
Напишете заглавие за вашия имейл. Той трябва да отразява накратко същността на писмената жалба, например: „Относно минималния размер на партидата маргаритки и цената на едро за тях“. На бланката поставете този реквизит вляво. Когато говорите от името на дадено лице, можете просто да посочите формата на писмото, като напишете в средата на реда фразата „писмо с въпрос“, „писмено искане“или „писмо с молба“.
Стъпка 4
Отидете до изявлението на самата заявка. Това ще бъде основната част от вашето писмо. В първите 1-2 изречения обяснете причината и целта, за която искате да получите тази или онази информация. Например: „През май членовете на градинското партньорство„ Sad “планират да извършат масово закупуване на семена от маргаритка. След като разгледахме рекламната брошура на вашата компания, решихме да използваме предлаганите услуги. В тази връзка, моля, изпратете следната информация на посочения по-долу адрес."
Стъпка 5
Формулирайте всеки въпрос. Опитайте се да бъдете точни и кратки. Не правете твърде дълги изречения, включително 2-3 въпроса наведнъж. Не забравяйте да поставите въпросителен знак в края - това визуално ще подчертае основната тема. Ако има няколко въпроса, попълнете ги с номериран списък. Например: „1. Какъв е минималният размер на партидата за семена? 2. Колко струва 1 торба семена на едро и на дребно? 3. Колко време ще отнеме, за да бъде доставена закупената партида? 4. Какви документи трябва да се представят, за да се сключи договор за доставка между вашата компания и градинарско партньорство?"
Стъпка 6
Завършете писмото с благодарствено писмо. Можете също така тактично да посочите желаната времева рамка за получаване на отговор, например: „Благодаря предварително за отговора. Надяваме се да получим ценовата листа до една седмица. На последния ред подпишете (от името на организацията ръководителят се подписва) и датата.
