Описът на документите е справочник, който разкрива състава и съдържанието на документите, систематизира и ги отчита в рамките на целия набор от документи. Съставянето на описи е важен етап от обработката и подреждането на документи, чиято цел е не само безопасността на документите, но и тяхното ясно изпълнение.
Инструкции
Етап 1
Извършете регистрацията на списъка с документи на бланката на организацията (ако има такава). Това не се изисква, но е желателно изискване за такива документи. Във всеки случай трябва да се посочи името на организацията.
Стъпка 2
Запишете заглавието, което трябва да съдържа информация, която определя собствеността на документите, включени в инвентара. Например „Инвентаризация на документите по наказателното дело“, „Инвентаризация на документите, налични в атестационното досие“, „Инвентаризация на документи за виза в Дания“и др. Ако организацията редовно съставя описи, запишете серийния номер на описа.
Стъпка 3
Създайте таблица, състояща се от следните раздели: "Брой на p / p", "Име на документ", "Брой листове в документа". Моля, попълнете всички изброени полета. Добавете справочни колони към таблицата, ако е необходимо. Например Страници _ до _, Номера на страници, Стойност, Бележка и т.н.
Стъпка 4
Под таблицата напишете колко листа, документи или копия включвате в инвентара. Напишете с цифри и думи: 3 (три), 25 (двадесет и пет).
Стъпка 5
Попълнете съставянето на инвентара с подписите на ръководителите на организацията, по един или друг начин, отговорни за изпълнението на този инвентар (инспектор на отдела за персонал, ръководител на производството и т.н.). Запишете пълното име на длъжността на мениджъра и препис от неговата фамилия, собствено име и бащино име. Ако е необходимо, включете пълното си име в документа. и подпис на лицето, което е предало и приело документите.
Стъпка 6
Посочете и датата на документа. Той може да бъде разположен както в края, така и в началото на инвентара, както отляво, така и отдясно на документа. Печатът на организацията не е поставен върху инвентара.
Стъпка 7
Списъкът с документи се съставя в два екземпляра: единият остава в организацията, а другият се представя на мястото на заявката.
